Öğrenci takip programı
Öğrenci takip programı
Kaydından mezuniyetine kadar her öğrencinin devamı, ödevi, ödemesi ve gelişimi tek ekranda. Kurslar, akademiler ve atölyeler için bulut tabanlı öğrenci takip sistemi.
Öğrenci listesi: kim, hangi derste, ödemesi ne durumda
Branşa ve ödeme durumuna göre filtreleyin; kimin ödemesi gecikmiş, kim hangi derste — aramadan görün.
Öğrenci takip programı nedir?
Öğrenci takip programı, bir eğitim kurumunun kayıtlı her öğrenciye ait bilgiyi tek bir yerde toplayan yazılımdır. Kişisel ve veli bilgileri, hangi gruplara yazıldığı, derse gelip gelmediği, ödevini yapıp yapmadığı, ne kadar ödediği ve ne kadar borcu kaldığı aynı kayıt üzerinde tutulur. Kurs yöneticisi bir öğrencinin adını arattığında geçmişin tamamını görür; sekreterin defterine, öğretmenin not aldığı kâğıda veya birinin hafızasına ihtiyaç kalmaz.
Kursby, bu takibi kurslar, müzik ve sanat akademileri, dil kursları, etüt merkezleri ve spor okulları için tasarlanmış bir sistemde yapar. Web panelinden yönetilir, öğretmen ve veliler için ayrı mobil uygulamalarla gelir. Kurulum, veri aktarımı ve eğitim ücretsizdir; taahhüt yoktur.
Sorun
Excel ve defterle takip neden bir yerden sonra çöker?
Otuz öğrenciye kadar herkes idare eder. Asıl sorun büyürken başlar ve genellikle şu dört noktadan biriyle patlak verir.
Bilgi tek kişide kalır
Hangi öğrencinin hangi gün geldiğini, kimin ne kadar borcu olduğunu yalnızca bir kişi bilir. O kişi izne çıktığında kurum kör olur.
Tahsilat sessizce sızar
Gecikmiş ödeme, defterde alt satırlara kayar. Ay sonunda “kimler ödemedi” sorusunun cevabı saatler alır ve genelde eksik çıkar.
Devamsızlık geç fark edilir
Üst üste üç hafta gelmeyen öğrenci, ancak kayıt yenileme döneminde gündeme gelir. O noktada geri kazanmak için çok geçtir.
Veli ne olduğunu bilmez
WhatsApp grubunda kaybolan duyuru, gönderilmemiş sayılır. Veli çocuğunun ne öğrendiğini göremeyince bağlılık zayıflar.
Öğrenci kartı
Bir öğrenci hakkında bilmeniz gereken her şey tek ekranda
Kursby’de her öğrencinin bir kartı vardır. Adını arattığınızda kurumla ilişkisinin tamamını görürsünüz — telefonu açmadan önce, veliyle konuşmadan önce, kayıt yenilemeyi teklif etmeden önce.
- ✓Kimlik ve veli bilgileriİletişim bilgileri, doğum tarihi, veli izinleri ve sözleşme kayıtları tek yerde.
- ✓Ders ve grup geçmişiHangi branşta, hangi öğretmenle, hangi seviyede. Grup değişiklikleri geçmişiyle birlikte tutulur.
- ✓Devam ve devamsızlıkKaç derse geldi, kaçını kaçırdı, telafi hakkı kaldı mı — yüzdesiyle birlikte.
- ✓Ödeme durumuÖdenen, kalan ve geciken tutar; taksit planı ve tahsilat geçmişi.
- ✓Ödev ve gelişimVerilen ödevler, öğrencinin yüklediği kayıtlar, öğretmen geri bildirimleri ve kazanılan rozetler.
Arama yerine tek tık
Sekreterin “bir bakayım” deyip kapattığı telefonlar biter. Veli aradığında cevap ekranda hazırdır.
Devir teslim sorunu bitiyor
Personel değiştiğinde bilgi kurumdan çıkmaz. Yeni gelen kişi geçmişin tamamını ilk günden görür.
Kayıt yolculuğu
Bir öğrencinin kaydı Kursby’de nasıl ilerler?
Aday olarak düşer
Telefonla veya siteden gelen ilgi, aday havuzuna kaydedilir. Deneme dersi planlanır, sonucu not edilir. Kaydolmayan aday kaybolmaz; tekrar dönülecekler listesinde kalır.
Kayda dönüşür
Öğrenci gruba yazılır, ödeme planı tanımlanır, veli mobil uygulamaya davet edilir. Ders programı otomatik olarak öğrencinin ve öğretmenin takvimine düşer.
Dönem boyunca izlenir
Yoklama, ödev, ödeme ve veli iletişimi aynı kart üzerinde birikir. Riskli tabloya giren öğrenciler size bildirilir.
Kaydı yenilenir
Dönem sonuna yaklaşırken kimlerin yenileme ihtimali yüksek, kimlerle önce konuşmak gerektiği listelenir. Yenileme rastlantıya bırakılmaz.
Yol haritası
Bir öğrencinin ayrılmak üzere olduğunu nasıl önceden anlarsınız?
Öğrenci bir gün gelip “bırakıyorum” demez. Genelde önce devamı seyrekleşir, ödevleri gecikir, ödemesi sarkar, veli iletişime daha az girer. Bu sinyaller kayıtlarınızın içinde zaten vardır — sorun onları kimsenin okumaya vakti olmamasıdır.
Yol haritamızdaki yapay zekâ destekli CRM bu sinyalleri sizin adınıza okuyacak. Her öğrenci için ayrılma riskini hesaplayacak, riski yükselenleri öne çıkaracak ve neye bakarak böyle düşündüğünü açıkça söyleyecek. Ayrıca kayda dönme olasılığı yüksek adayları, boş kalan salon saatlerini ve gelecek ayın tahsilat tahminini bildirecek. Diğer öğrenci takip programları olan biteni kaydeder; Kursby ne yapmanız gerektiğini önerir.
Kimler kullanıyor
Hangi kurumlar için uygun?
Öğrenci takibi her branşta farklı işler. Kursby, kurulum sırasında kurumunuzun yapısına göre ayarlanır.
Müzik kursları ve akademiler
Birebir ders ağırlıklı yapı, enstrüman bazlı gruplar, telafi hakları ve öğretmen hak edişi takibi.
Sanat ve tasarım atölyeleri
Dönemlik atölye programları, malzeme ücretleri ve öğrencinin ürettiği işlerin görsel arşivi.
Dil kursları
Seviye sistemi, kur geçişleri, devamsızlık limitleri ve sınav sonuçlarına göre ilerleme takibi.
Etüt merkezleri ve sınav kursları
LGS ve YKS grupları, deneme sonuçları, ödev takibi ve veliye düzenli ilerleme raporu.
Spor ve hobi okulları
Seans bazlı katılım, paket kullanım hakları ve yoğun dönemlerde salon doluluk yönetimi.
Çok şubeli eğitim markaları
Şube bazlı yetkilendirme, şubeler arası karşılaştırmalı raporlar ve merkezî öğrenci havuzu.
Sık sorulanlar
Öğrenci takip programı hakkında merak edilenler
Kayıt sihirbazı: yeni öğrenciyi dört adımda sisteme alın
Öğrenci ve veli bilgileri, branş ve öğretmen, ders saati ve haftalık tekrar, sonra özet. Ders saatleri takvime otomatik düşer.
Elimizdeki Excel listesini sisteme aktarabilir miyiz?
Evet. Öğrenci, veli, grup, ödeme planı ve ders programı bilgilerinizi Excel dosyanızdan biz aktarıyoruz. Verilerinizi tek tek yeniden girmeniz gerekmez ve bu aktarım için ek ücret alınmaz.
Öğretmenler de sisteme giriyor mu, yoksa her şeyi sekreter mi giriyor?
Öğretmenlerin kendi mobil uygulaması var. Dersini telefonundan açar, yoklamasını alır, ödev verir, fotoğraf paylaşır. Böylece veri girişi tek kişinin sırtında kalmaz ve bilgi gün içinde güncel kalır. Öğretmen yalnızca kendi öğrencilerini görür; finans ekranlarına erişemez.
Veliler öğrencinin durumunu görebiliyor mu?
Evet. Veli mobil uygulamasından çocuğunun ders programını, devam durumunu, ödevlerini, öğretmenin paylaştığı fotoğraf ve videoları ve ödeme durumunu görür. Öğretmenle uygulama içinden mesajlaşabilir; WhatsApp grubuna ihtiyaç kalmaz.
Kaç öğrenciye kadar kullanılabilir?
Öğrenci sayısında sınır yoktur ve fiyat öğrenci sayısına göre artmaz. Paketler arasındaki fark, açılan modüller ile öğretmen ve personel kullanıcı sayısıdır. Veli ve öğrenci erişimleri her pakette ücretsizdir.
İnternet olmadan çalışır mı?
Kursby bulut tabanlıdır; kurumunuza sunucu kurulmaz, program yüklenmez. Tarayıcısı olan her cihazdan ve mobil uygulamalardan erişilir. Bunun karşılığında verileriniz düzenli yedeklenir, güncellemeler otomatik gelir ve bilgisayar arızasında veri kaybı yaşanmaz.
Öğrenci ve veli verileri KVKK açısından güvende mi?
Veriler Türkiye’deki sunucularda şifreli olarak saklanır ve rol bazlı erişim denetimiyle korunur. Veriler kurumunuza aittir; dilediğiniz zaman Excel olarak dışa aktarabilirsiniz. Ayrıntılar için KVKK Aydınlatma Metnimizi inceleyebilirsiniz.
İlgili sayfalar
Öğrenci takibinin yanında merak edebilecekleriniz: tüm modüller, branşa göre kullanım senaryoları ve paketler. Kurum yönetimi üzerine yazdıklarımız için blogumuza bakabilirsiniz — özellikle öğrenci kaybını azaltmanın 8 yolu ve doluluk oranını artırma yazıları bu sayfayla doğrudan ilgili. Ücretsiz araç: öğrenci takip Excel şablonu.
Öğrencilerinizi Kursby ile takip etmeye başlayın
Kurulum ücreti yok, veri aktarımı ücretsiz, taahhüt yok. Kurumunuzu tanıyalım, size özel demo hesabı açalım.