Kurs yönetim yazılımı, tıpkı bir muhasebe programı gibi, kolay değiştirilemeyen bir karardır. Verileriniz oraya taşınır, ekibiniz ona alışır ve süreçleriniz onun etrafında şekillenir. Bu nedenle demo görüşmesinde doğru soruları sormak, sonradan pişman olmamanın en ucuz yoludur.
Veri ve sahiplik
1. Verilerim nerede barındırılıyor? Türkiye’de mi, yurt dışında mı? KVKK açısından yurt dışı aktarımı ek yükümlülük doğurur. Sunucu lokasyonunu net bir cevap olarak isteyin.
2. Verilerimi istediğim zaman dışa aktarabilir miyim? Excel veya CSV çıktısı alabiliyor musunuz? Sadece rapor mu, ham veri mi? “Talep üzerine veririz” cevabı yeterli değil; panelden kendiniz alabilmelisiniz.
3. Ayrılırsam verilerime ne olur? Hesap kapandıktan sonra ne kadar süre erişebilirsiniz? Verileriniz ne zaman siliniyor? Bunun sözleşmede yazılı olduğundan emin olun.
4. Veri işleyen sözleşmesi imzalıyor musunuz? KVKK gereği bu sözleşme zorunludur. “Gerek yok” diyen bir sağlayıcı, mevzuatı bilmiyor demektir.
İşleyiş ve uyum
5. Bizim ders yapımız sisteme uyuyor mu? Bireysel ders mi ağırlıklı, grup dersi mi? Seans paketi satıyor musunuz? Yazılımın sizin modelinize uyması gerekir, sizin yazılıma uymanız değil.
6. Salon ve ekipman çakışmasını engelliyor mu? Bireysel ders veren kurumlar için kritik. Sistem aynı salona iki ders yazmanıza izin veriyorsa, o özellik eksik demektir.
7. Öğretmen hak edişini otomatik hesaplıyor mu? Ders başına ödeme yapıyorsanız bu, ay sonu iş yükünüzü doğrudan belirler.
8. Yetkileri role göre ayırabiliyor muyum? Öğretmenin tüm öğrencilerin ödeme bilgisini görmemesi gerekir. Rol bazlı yetkilendirme yoksa hem KVKK riski hem iç kontrol sorunu doğar.
Kurulum ve destek
9. Mevcut verilerimi kim taşıyacak? Excel listenizi siz mi gireceksiniz, onlar mı aktaracak? Ücretli mi? Veri aktarımı, kurulumun en çok zaman alan kısmıdır.
10. Eğitim veriliyor mu, ne kadar? Sekreteriniz ve öğretmenleriniz sistemi kullanamazsa yazılımın hiçbir özelliği işe yaramaz. Canlı eğitim veriliyor mu, kaç saat?
11. Destek nasıl çalışıyor? Telefon mu, sadece e-posta mı? Yanıt süresi taahhüdü var mı? Türkçe destek veriliyor mu?
Ticari koşullar
12. Toplam maliyet nedir? Aylık ücret dışında kurulum, güncelleme, kullanıcı başına ek ücret, SMS paketi, eğitim ücreti gibi kalemler var mı? Bir yıllık toplam sahip olma maliyetini hesaplatın.
Demo sırasında kendi senaryonuzu çalıştırın
Satıcının hazırladığı demo akışı her zaman pürüzsüz görünür. Bunun yerine kendi gerçek senaryonuzu isteyin: “Şu öğrenciyi kaydedin, şu saate ders yazın, ödemesini taksitlendirin, sonra dersi iptal edip telafi oluşturun.” Sistemin gerçek davranışı ancak böyle görülür.
İyi bir demo, size ürünün yapamadığı şeyleri de söyleyendir. Her soruya “evet yapıyor” diyen bir görüşmeden sonra sözleşmeyi imzalamadan ikinci bir görüşme isteyin.
Özet
Yazılım seçimi bir özellik listesi karşılaştırması değil, uyum ve güven meselesidir. Verinizin size ait olduğundan emin olun, kendi senaryonuzu test edin ve toplam maliyeti baştan netleştirin. Kursby demo görüşmesinde bu soruların tamamına açık cevap veriyoruz.