Kısa cevap
Kayıt dönemi eylülde başlamaz, temmuzda hazırlanır. Altı haftalık planın özü şudur: önce geçmiş adayları tek listede toplayın, sonra kontenjan ve fiyatı netleştirin, ardından iletişim takvimini kurun ve kayıt akışını personelle prova edin.
Kurs işletmelerinde yılın gelirinin önemli bölümü altı haftalık bir pencerede belirlenir. Bu pencereye hazırlıksız girmek, tüm yılın doluluğunu etkiler. Aşağıdaki plan, altı haftayı somut işlere böler.
Hafta 1 — Aday listesini tek yerde toplayın
Geçen yıl bilgi alıp kaydolmayanlar, deneme dersine gelip devam etmeyenler, ayrılan öğrenciler ve sosyal medyadan mesaj atanlar. Bu isimler bugün en az üç farklı yerde duruyor: telefon rehberi, WhatsApp yazışmaları ve bir defter.
Hepsini tek bir listeye taşıyın; her kayıt için ad, branş, kaynak, son görüşme tarihi ve kısa bir not yeterlidir. Bu işin dijital karşılığını CRM ve aday takibi sayfasında anlattık.
Hafta 2 — Kontenjan ve program iskeleti
Hangi branşta kaç grup açacaksınız, her grubun kontenjanı ne? Bu karar verilmeden fiyat ve iletişim planı yapılamaz. Geçen yılın doluluk verisine bakın: hangi saatler doluydu, hangileri boş kaldı?
Hafta 3 — Fiyat ve ödeme planı kararı
Fiyatı yalnızca maliyetle değil, tahsilat kolaylığıyla birlikte düşünün. Peşin indirimi, kardeş indirimi ve taksit sayısı; velinin kararını fiyatın kendisi kadar etkiler. Ücretlendirme modelleri yazımız karşılaştırma sunuyor.
Hafta 4 — İletişim takvimi
- Mevcut velilere kayıt yenileme duyurusu (erken kayıt avantajıyla).
- Geçen yılın adaylarına birebir dönüş — toplu mesaj değil, isimle.
- Sosyal medyada haftalık içerik planı: atölye görüntüleri, öğretmen tanıtımı, sık sorulan sorular.
- Çevre okullarla ve mahalle gruplarıyla temas.
Hafta 5 — Kayıt akışının provası
Kayıt sırasında hangi bilgiler alınacak, kim alacak, nereye yazılacak? Bu akış yazılı değilse yoğun günlerde eksik bilgi toplanır ve sonradan telefon trafiği doğar. Personelle bir prova yapın: bir veli geldi, ne soruyoruz, hangi ekranı dolduruyoruz, ne zaman ücret konuşuyoruz?
Hafta 6 — Kapasite ve yedek plan
Talep beklentinizi aşarsa ne yapacaksınız? Ek grup açmak için hangi saat ve hangi oda müsait, hangi öğretmen ek ders alabilir? Bu yedek planı önceden hazırlayan kurumlar, kayıt döneminde talebi kaçırmaz.
Kayıt sonrası doluluk takibi için doluluk oranını artıran 8 uygulama yazımıza bakabilirsiniz. Deneme dersine gelen adayları kayda çevirmek için: deneme dersini kayda dönüştürmek.